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国家会议中心圆满完成两大国际学术盛会的同期接待工作

日期: 2016-11-07    

10月23-27日,“国际林联亚太地区大会”与“全球土地计划第三届开放科学大会”(以下简称两会)在国家会议中心同期召开,这两大会议都是首次来华举办,同时也是首次涉足亚太地区。两会会议规模均在800左右,外宾达到65%以上,分别在林业及土地科学领域具有深远的影响。

今年3月首次对接国际林联亚太地区大会时,第一通电话对方便说“我和国际组织在去你那的路上半小时到”。在这30分钟内,国家会议中心销售负责人按照接待考察的标准流程迅速行动。当客人来到会议室时,屏幕正播放国家会议中心宣传片,一切已准备就绪, 社团市场销售团队用高效的工作,完成了标准化的考察接待。当考察结束时,组委会主席对于量身定制的会议方案感到惊叹,屏幕出现的组委会和大会Logo、举办“林业周”的照片立刻让初次见面的双方亲切起来,当时主席便确认活动在国家会议中心举办。

时隔3天,科协会议中心与农科院领导来考察场地,与林业会同样的档期几乎一致的会议规模,举办“全球土地计划第三届开放科学大会”。当得知同期林业大会已确认,“土地会”的主办开始犹豫。同时同场地同规模的国际会,连承办方都觉得同时落地难度太大保住一个就好。然而,销售人员却做好了啃下这两块“硬骨头”的准备,一周内充分了解会议需求,制定会场使用方案、展示接待能力、规划行走路线打消客户互扰等顾虑,用经验和专业让客人安心。很快两个活动确认落地,完成了承办和主办都以为不可能的任务。

两会落地后,主办林科院和农科院因为是首次组织大规模国际会,承办单位又都是中国国际科技会议中心,俩兄弟单位往往约在一天前后脚儿考察落实细节,一看就是一天。几次都是“这个会”刚定好,回去一了解“那个会”的方案又起变化,项目细节推进一再反复,落实极为缓慢。了解了两家兄弟单位的“攀比想法”,销售人员开始研究客人心理,用经验给出了2套价格相似、同样出彩的注册和开幕宴会模式,为了避免对比差异特别叮嘱相关部门在服务、餐品配比和样式上平衡。会后两组委会在朋友圈中展示了不分伯仲的注册区和开幕晚宴的照片并配文字说“同样的场地,不一样的精彩”,满意之情溢于言表。

短短的4天,“国际林联亚太地区大会”与“全球土地计划第三届开放科学大会”的代表在各自的会议区域顺利进行。由于两领域多有互通,专家和代表在用餐和展示区域也进行了相互交流。两国际组织互认了证件,对于主办扩大了会议的内涵和外延,对于与会代表收获了更多的前沿信息。

在各部门的全力配合和积极沟通下,“国际林联亚太地区大会”与“全球土地计划第三届开放科学大会”同期顺利召开,国家会议中心高效利用场馆,探索“1+1> 2”的销售新模式也获得了圆满成功。